نرم افزار بایگانی اسناد یا نرم افزار مدیریت مستندات، نرم افزاری تحت وب و با کاربری بسیار آسان، جهت ایجاد آرشیو اسناد در بایگانی سازمان ها، بانک ها، بیمارستان ها، دانشگاه ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف می باشد. نرم افزار بایگانی با استفاده از امکانات خود به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند اسناد و مدارک یا پرونده های خود را به بهترین نحو بایگانی نمایند.
ضرورت نیاز:
- پراکندگی و حجم زیاد اسناد
- زمانبر بودن جستجو و دسترسی به دادههای مورد نیاز
- فقدان سند مورد نیاز، به روز نبودن و یا تکراری بودن اسناد
- هزینهبر بودن نگهداری اسناد کاغذی و احتمال از بین رفتن آنها
- سختی تهیه و غیردقیق بودن گزارشها
- مشکلات امنیّتی
- وابستگی به افراد و عدم انتقال سریع و کامل وظیفه به شخص جدید(در صورت مواردی از قبیل بازنشستگی و انتقال افراد)
-
قابلیتها:
ده پارامتر مد نظر دانشگاه در ستونی با نام" شاخص"، و امکانات هر شاخص در ستون "قابلیتها" در جدول ضمیمه آمده است. از کارکردهای مدیریت اسناد موارد زیر شایان ذکر است:
- جمع آوری و سازماندهی فایلهای اسناد به صورت یکپارچه(بالاخص در کارگزینی که اعلام نیاز داشتند):
- شناسایی، به روز رسانی و تکمیل نواقص در پرونده
- حذف اسناد اضافی، بلااستفاده و منقضی شده(پاکسازی اسناد)
- قرارگیری سند در گروه مرتبط به خود
- استاندارد سازی فرآیند ارسال و بررسی مدارک: رویههای ارسال مدارک، پاسخ دهی، ویرایش، سازماندهی، ذخیره سازی، ساختار مدارک در سیستم مدیریت اسناد نظاممند میشود.
- نظارت و قابلیت پیگیری اسناد: تاریخچه هر مدرک و اطلاعات سند(از قبیل اینکه سند در چه تاریخی، توسط چه کسی بارگزاری شده، دارای چند ویرایش است، به چه افرادی امانت داده شده و غیره) قابل مشاهده است.
- مراحل و تغییرات اعمال شده روی اسناد و دسترسی به آخرین ویرایشها شفاف است.
- امکان گزارشگیری آسان، سریع و دقیق.
- افزایش امنیت اسناد با اعمال سطوح مختلف دسترسی و الگوریتمهای رمز گذاری در ذخیرهسازی اسناد.
- امکان به اشتراک گذاری: کاربران با اتصال به سرور، به راحتی میتوانند به مستندات خود دسترسی داشته باشند.
- مدیریت اسناد گام اولیهای جهت فراهم سازی مدیریت دانش(به اشتراک گذاری مهارت و تجربیات در حوزههای مختلف دانشگاه) است.
لینک ورود به این سامانه:
