براساس چارت سازمانی دانشگاه تمامی مدیران و کارکنان که در شبکه دانشگاه دارای شناسه کاربری می باشند امکان دسترسی به اتوماسیون مکاتبات اداری (دیدگاه) را دارند. هر کارمند براساس جایگاه سازمانی خود دارای مجوز های لازم در این سیستم برای مشاهده و صدور نامه می باشد.
از طرفی باتوجه به اینکه مدیریت کاربران شبکه توسط Active Directory انجام می شود سیاست مدیریت امور فناوری و اطلاعات دانشگاه براین است که کلیه سامانه ها و اتوماسیون های موجود در دانشگاه از شناسه کاربری افراد در Active Directory به عنوان نام کاربری و مجوز ورود به سیستم استفاده نمایند، لذا پس از ایجاد و صدور شناسه کاربری در Active Directory کافی است مجوز استفاده از اتوماسیون مورد نظر به شناسه کاربری آن داده شود.
کارکنان و اساتید جدیدی که در سازمان مشغول به کار می شوند طی فرآیند زیر شناسه کاربری اتوماسیون مکاتبات اداری را دریافت می کنند:
کارکنان اداری:
1- ارسال درخواست کتبی مسئول مافوق به مدیریت امور فناوری و اطلاعات جهت معرفی کارمند جدید و تعیین پست و جایگاه سازمانی
2- تایید مدیر امور فناوری و اطلاعات و ارجاع آن به کارشناس فنی اتوماسیون مکاتبات اداری
3- استعلام از کارگزینی دانشگاه جهت پست سازمانی اعلام شده پس از وصول درخواست
4- ایجاد شناسه کاربری در Active Directory (درصورتی که قبلا شناسه به کارمند اختصاص داده نشده است)
5- دادن مجوز های لازم جهت دسترسی به اتوماسیون مکاتبات اداری روی شناسه کاربری ایجاد شده
6- اعلام کتبی شناسه کاربری و کلمه عبور همراه با فایل راهنمای استفاده از شبکه و اتوماسیون مکاتبات اداری برای کارمند جدید
اعضای هیأت علمی:
1- ارسال درخواست کتبی درخواست کننده به مدیریت امور فناوری و اطلاعات
2- تایید مدیر امور فناوری و اطلاعات و ارجاع آن به کارشناس فنی اتوماسیون مکاتبات اداری
3- استعلام از کارگزینی دانشگاه جهت تعیین دانشکده، گروه آموزشی و رتبه استاد
4- ایجاد شناسه کاربری در Active Directory (درصورتی که قبلا شناسه به کارمند اختصاص داده نشده است)
5- دادن مجوز های لازم جهت دسترسی به اتوماسیون مکاتبات اداری روی شناسه کاربری ایجاد شده
6- اعلام کتبی شناسه کاربری و کلمه عبور همراه با فایل راهنمای استفاده از شبکه و اتوماسیون مکاتبات اداری برای کارمند جدید
