مقدمه

با توجه به گستردگی فعالیت‌ها، تنوع داده‌ها و نیاز روزافزون به تحلیل دقیق اطلاعات، استفاده از داشبوردهای مدیریتی در دانشگاه‌ها به یک ابزار کلیدی برای تصمیم‌سازی هوشمندانه تبدیل شده است. دانشگاه، به عنوان یک مجموعه بزرگ آموزشی، پژوهشی و عملیاتی، روزانه حجم قابل توجهی از داده‌های مالی، آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، اداری و فرایندی تولید می‌کند. بهره‌گیری از داشبورد مدیریتی امکان تبدیل این داده‌ها به اطلاعات قابل اتکا و قابل استفاده برای مدیران را فراهم می‌سازد.

 

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی ابزاری است که به مدیران کمک می‌کند تا به‌صورت یکجا به اطلاعات کلیدی و حیاتی دسترسی پیدا کنند. این داشبورد معمولاً در قالب یک صفحه گرافیکی و تعاملی ارائه می‌شود و شامل نمودارها، جداول، شاخص‌های عملکردی و گزارش‌های تحلیلی است که به‌صورت لحظه‌ای یا دوره‌ای به‌روزرسانی می‌شوند.

مهم‌ترین قابلیت‌های داشبورد مدیریتی عبارت‌اند از:

* ارائه «تصویر کلی و جامع» از عملکرد دانشگاه

* نمایش نمودارها و گراف‌های تحلیلی در حوزه‌های مختلف

* قابلیت تعاملی و امکان بررسی جزئیات توسط مدیران

* هشدارها و اعلان‌ها برای شاخص‌های حیاتی

* فیلترهای سفارشی برای تحلیل دقیق داده‌ها

* پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در بخش‌های آموزشی، دانشجویی، مالی، منابع انسانی و پژوهشی

پیاده‌سازی داشبورد مدیریتی در دانشگاه

داشبورد مدیریتی دانشگاه قم در سال 1398 در بستر ابزار متن‌باز "Metabase" نصب و راه اندازی گردید.

از ابتدای سال ۱۴۰۳، واحد فناوری اطلاعات به‌طور رسمی مدیریت کامل سامانه را بر عهده گرفت و فاز جدیدی از توسعه، یکپارچه‌سازی داده‌ها و به‌روزرسانی زیرساخت آغاز شد. از جمله اقدامات انجام‌شده:

* طراحی مجدد ساختار سامانه داشبورد

* توسعه لایه‌های ETL برای استخراج، تبدیل و بارگذاری امن داده‌ها

* به‌روزرسانی و ارتقای نسخه Metabase

* استانداردسازی مدل داده، اسامی شاخص‌ها و ساختار KPIها

* طراحی و پیاده‌سازی ده‌ها نمودار، گزارش و داشبورد مدیریتی در حوزه‌های آموزشی، پژوهشی، مالی، منابع انسانی، اداری و دانشجویی

* بهبود سرعت، پایداری و قابلیت اطمینان سامانه

 

این فرآیند توسعه از ابتدای سال ۱۴۰۳ آغاز شد و در نهایت در آذرماه ۱۴۰۳ طی مراسم رسمی با حضور رئیس صندوق شورای عالی علوم، تحقیقات و فناوری (عتف) از داشبورد مدیریتی دانشگاه قم رونمایی شد.

بهره‌برداری و کاربرد در دانشگاه

از سال ۱۴۰۳ تاکنون، داشبورد مدیریتی به‌صورت عملیاتی در اختیار واحدهای آموزشی، پژوهشی، منابع انسانی، مالی و پشتیبانی قرار گرفته و اکنون به عنوان یک مرجع قابل اعتماد تصمیم‌گیری و پایش عملکرد مورد استفاده مدیران ارشد و معاونت‌ها قرار دارد.

 

داشبورد مدیریتی با ارائه اطلاعات شفاف، به‌روز و تحلیلی، نقش مهمی در بهبود برنامه‌ریزی، افزایش بهره‌وری و مدیریت داده‌محور در دانشگاه ایفا می‌کند.