نرم افزار بایگانی اسناد یا نرم افزار مدیریت مستندات، نرم افزاری تحت وب و با کاربری بسیار آسان، جهت ایجاد آرشیو اسناد در بایگانی سازمان ها، بانک ها، بیمارستان ها، دانشگاه ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف می باشد. نرم افزار بایگانی با استفاده از امکانات خود به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند اسناد و مدارک یا پرونده های خود را به بهترین نحو بایگانی نمایند.

ضرورت نیاز:

• پراکندگی و حجم زیاد اسناد
• زمان­بر بودن جستجو و دسترسی به داده­های مورد نیاز
• فقدان سند مورد نیاز، به روز نبودن و یا تکراری بودن اسناد
• هزینه­بر بودن نگهداری اسناد کاغذی و احتمال از بین رفتن آن­ها
• سختی تهیه و غیردقیق بودن گزارش­ها
• مشکلات امنیّتی
• وابستگی به افراد و عدم انتقال سریع و کامل وظیفه به شخص جدید(در صورت مواردی از قبیل بازنشستگی و انتقال افراد)
•  

قابلیت­ها:

ده پارامتر مد نظر دانشگاه در ستونی با نام" شاخص"، و امکانات هر شاخص در ستون "قابلیت­ها" در جدول  ضمیمه آمده است. از کارکردهای مدیریت اسناد موارد زیر شایان ذکر است:

• جمع ­آوری و سازماندهی فایل­های اسناد به صورت یکپارچه(بالاخص در کارگزینی که اعلام نیاز داشتند):
• شناسایی، به روز رسانی و تکمیل نواقص در پرونده
•  حذف اسناد اضافی، بلااستفاده و منقضی شده(پاکسازی اسناد)
• قرارگیری سند در گروه مرتبط به خود
• استاندارد سازی فرآیند ارسال و بررسی مدارک:  رویه­های ارسال مدارک، پاسخ دهی، ویرایش، سازماندهی، ذخیره سازی، ساختار مدارک در سیستم مدیریت اسناد نظام­مند می­شود.
• نظارت و قابلیت پیگیری اسناد: تاریخچه هر مدرک و اطلاعات سند(از قبیل اینکه سند در چه تاریخی، توسط چه کسی بارگزاری شده، دارای چند ویرایش است، به چه افرادی امانت داده شده و غیره) قابل مشاهده است.
• مراحل و تغییرات اعمال شده روی اسناد و دسترسی به آخرین ویرایش­ها شفاف است.
• امکان گزارش­گیری آسان، سریع و دقیق.
• افزایش امنیت اسناد با اعمال سطوح مختلف دسترسی و الگوریتم­های رمز گذاری در ذخیره­سازی اسناد.
• امکان به اشتراک گذاری: کاربران با اتصال به سرور، به راحتی می­توانند به مستندات خود دسترسی داشته باشند.
• مدیریت اسناد گام اولیه­ای جهت فراهم سازی مدیریت دانش(به اشتراک گذاری مهارت و تجربیات در حوزه­های مختلف دانشگاه) است.